באופן אירוני, תוצר הלוואי המשמעותי ביותר של העבודה בארגונים עדכניים ועתירי מידע הוא – המידע עצמו שעשוי להתבטא באלפי ואף מיליוני קבצים. ככל שיש יותר מידע, הארגון צריך לסגל לעצמו פתרונות יעילים יותר על מנת להתמודד עם בעיות כמו שלמות המידע, יעילות העברת המידע והתאוששות מאסונות.

אז מה עושים עם שני מיליון קבצים?

לשאלה זו יש שתי תשובות מקובלות: או שמאחסנים אותם, או שמזיזים אותם למקום אחר. פתרונות האיחסון כוללים מגוון של אפשרויות כגון: DB ו- File Servers, ופתרונות ההזזה כוללים תוכנות של גיבוי, סקריפטים להעתקה, וברמה הגבוהה ביותר, כאשר נדרשים תהליכים ארגוניים – תוכנות לניהול העברת קבצים (MFT) מסוגים שונים.

איחסון המידע יכול להתרחש באופן מיידי אם כלי האיחסון זמינים לשרת האפליקטיבי. יחד עם זאת, במקרים רבים שרת האפליקציה יושב בנפרד מנקודות איחסון המידע, ויש צורך לקשר ביניהם. את הפעולה הזו אפשר לבצע באמצעות כלי רפליקציה (ייעודיים או גנריים), בשימוש בתצורות של שיתוף של דיסקים או אפילו בהעתקה פשוטה באמצעות אמצעי פיזי (כונן פלאש לדוגמה).

כל זמן שמדובר בעשרות או מאות קבצים, או בתוכנות שמנהלות  את המידע בעצמן, המצב נשאר בדרך כלל תחת שליטה. הבעיות מתחילות לצוץ עם האסקלציה בכמויות הקבצים, בגודלם, בכמות המטרות שאליהם צריך לשלוח, בשימוש ברשתות שאינן לוקליות אשר חוות התנתקויות רנדומאליות, בצורך באבטחה ובדרישה לשימוש במגוון סוגי פרוטוקולים שונים שנמצאים בצד הלקוחות והספקים.

הצורך בתוכנת ניהול  קבצים מתגבר ככל שהפעילויות הקשורות בנדידה של אותם קבצים מתרבות. במקרים רבים חברות שמקבלות קבצים ממקורות חיצוניים בוחרות להפעיל באמצעות תוכנות ה-MFT עמדות הלבנה שייבדקו את הקבצים (אם זה בדיקות תוכן או בדיקות אנטי-וירוס). דוגמאות אחרות של פעילויות הן דרישה של מנהלי ה-IT לנוטיפיקציה על סיום פעולה או בקרה על שלבי הפצת הקבצים.

התוכנות לניהול קבצים (Managed File Transfer) אמורות לספק את הגמישות לבניית האוטומציה של התהליכים האירגוניים הנדרשים, את היעילות שנדרשת בכדי להתמודד עם כמויות הקבצים העצומות, ואת הבקרה למנהלים בדרגים השונים.

ניקח כדוגמה (דמיונית) את BBOI – Best Bank Of Isreal. ל-BBOI יש מספר צרכים בוערים. הם צריכים להעביר קבצים המכילים דפי חשבון ללקוחות להדפסה בבתי הדפוס הדיגיטליים, לשלוח קבצים המכילים העברות כספים בינם לבין בנקים אחרים, להעביר מידע לסניפים ולקבל ולמשוך קבצים למול הבורסה לניירות ערך. הצרכים הללו מעלים מספר בעיות איתן צריך מנהל ה-IT של הבנק להתמודד.

מנהל ה-IT של הבנק מחליט להתחיל עם העברת הקבצים לצורך הפקת חשבוניות בדפוסים הדיגיטליים. הבנק מייצר עשרות אלפי קבצים שצריכים להיות מועברים בשלמות, ללא טעויות ועל פי סדר זמנים קבוע מראש. הקבצים צריכים לצאת מתוך הרשת הפנימית המוגנת של הבנק אל הרשת החיצונית, ומשם "לנדוד" החוצה, אל היעד. במקרה זה חשוב לבנק להפעיל ברשת הפנימית בדיקת תוכן על הקבצים, על מנת לוודא שאף קובץ עם מידע לא רלוונטי מצא את דרכו בטעות לתוך קבצי החשבוניות ולהצפין את הקבצים. לאחר מכן אסופת הקבצים עוברת לרשת החיצונית ומשם לחברות הדפוס הדיגיטלי. התוכנה חייבת לוודא עם חברות הדפוס שהכל הגיע (כל הקבצים הגיעו), ולאחר מכן שהכל הגיע בשלום (להשוות את הקבצים במקור לקבצים ביעד).

לאחר שפתר את נושא החשבוניות, נפנה מנהל ה-IT לטפל בחילופי המידע בין הבנקים. בעוד שבית הדפוס מציע ללקוחותיו מגוון שלם של פרוטוקולים נתמכים, ומערכת דומה לזו שמותקנת ב-BBOI, הבנק השני,(WBOI (Worst Bank In Israel השתמש בעבר אך ורק ב-SFTP. לקח זמן מה עד שהבינו שם את הצורך בפרוטוקול יעיל יותר, שיכול להתאושש מניתוק של קווים, ולוודא שאין חלקי קבצים לא שלמים והם התחילו בתהליך מעבר לפרוטוקולים אחרים. למזלו של מנהל ה-IT מערכת ניהול הקבצים של BBOI יכלה לדבר עם שרת ה-FTP של WBOI, ומכיוון שהיא אדישה לשינוי הפרוטוקול אין צורך בעבודת התאמה נוספת.

החלוקה לסניפים  היא בעייה של תזמון. השרת המרכזי של הבנק מייצר מספר אלפי קבצים עם עדכונים  מדיי יום. כל שרת מקומי בכל אחד משש מאות הסניפים של BBOI צריך להיות מעודכן באותם קבצים עד השעה 7:00 בבוקר. על מנת לפתור את הבעייה מנהל ה-IT של BBOI הגדיר תהליך אוטומטי על שרת ניהול הקבצים של הבנק שיבצע את ההפצה החל מהשעה 6:00 בבוקר. על מנת לוודא שהכל הגיע בשלום, הוא הגדיר את המערכת כך שהיא תשלח נוטיפיקציה על כל אחד מהסניפים עם סיום התהליך.

לסיכום, ככל שהפעילות האירגונית הנדרשת מסביב להעברת המידע היא גדולה ומסובכת יותר, ככל שכמות הקבצים גדולה יותר והם "כבדים" יותר, ככל שהצורך באבטחה גדול יותר, ככל שהצורך בבקרה גדול יותר, ככל שכמות הנודים גדולה יותר, ככל שה"אסונות" תכופים יותר, יש מקום להטמיע תוכנה לניהול קבצים שתאתמת את הפעילות ותאפשר הבניית תהליכים נוחים יותר לאירגון.

אודות אורן הנר:

מנהל הפעילות העסקית בישראל של חברת רפליווב.
בעל תואר BSc מחשוב, ו-MBA.